Gibt es in kalkFero eine Funktion, die aus einer Kalkulation automatisch ein Devi schreibt?
Diese Frage wird mir immer wieder gestellt. Sie ist nachvollziehbar, denn ein Werkteil ist nicht immer einfach in Worte zu fassen. Wenn man jedoch eine klare Vorgehensweise entwickelt hat, lässt sich eine Leistungsbeschreibung effizient und verständlich erstellen.
Das Thema der Leistungsbeschreibung beschreibe ich auch in meinem Kalkulationsbuch „Kalkulation für den Metallbau“, insbesondere in den Lektionen 20 und 21. Weitere Informationen dazu finden Sie auf dieser Internetseite im Register Lernbuch. Hier finden Sie tolle Tipps und Tricks für den Einstieg und das Beenden einer Offerte sowie für die schnelle und effiziente Beschreibung von Werkteilen.
Durch den zunehmenden Einsatz von KI werde ich vermehrt gefragt, ob es möglich ist, nach der Kalkulation einer Offerte einfach einen Knopf zu drücken, damit automatisch ein komplettes Devi erstellt wird. Gemeint ist ein Devi, in dem alle Positionen fertig beschrieben aufgeführt sind. Wenn möglich mit allen Details wie Material, Stunden, Oberflächenbehandlung, Sondereinzelkosten und weiteren Angaben.
Meine Antwort darauf lautet:
Nein! Eine solche Funktion ist in dieser Form nicht sinnvoll.
Die erste Reaktion vieler Anwender ist verständlich:
Ich habe doch bereits alle Daten eingetragen! Wenn das Devi nicht automatisch aus der Kalkulation geschrieben werden kann, muss die Arbeit ja zweimal gemacht werden!
In der Praxis ist das jedoch nicht der Fall. Zudem sind die vorhandenen Daten noch nicht vollständig genug!
Ein Metallbau- oder Schlossereibetrieb arbeitet mit sehr unterschiedlichen Werkteilen. Viele Arbeiten sind Einzelanfertigungen. Gewisse Elemente lassen sich zwar standardisieren, viele andere jedoch nicht. Deshalb ist es problematisch, davon auszugehen, dass sich jeder Arbeitsablauf vollständig automatisieren und katalogisieren lässt.
Um dies nachvollziehbar zu erklären, ist ein Schritt zurück notwendig.
Seit Beginn der Programmierarbeit an kalkFero wurden Optimierung, Machbarkeit und Geschwindigkeit intensiv berücksichtigt. Ein Metallbau- oder Schlossereibetrieb stellt sowohl individuelle als auch teilweise standardisierte Werkteile her.
Hier geht es nicht um ein Programm, das ausschliesslich einflügelige Türen, zweiflügelige Türen, gerade Geländer oder Treppengeländer kalkuliert. In einem klar begrenzten Anwendungsbereich könnte eine automatische Devi-Schreibfunktion funktionieren, sofern keine Bauanschlusselemente berücksichtigt werden müssen.
Bei kalkFero geht es nicht um ein Programm für wenige fest definierte Bauteile. Es geht um eine umfassende Branchenlösung, mit der sich restlos alle Werkteile berechnen lassen, die in einem Metallbau- oder Schlossereibetrieb vorkommen — mit allen Details, Varianten und Raffinessen, bis hin zu individuellen Sonderanfertigungen wie einer kunstvollen Metallskulptur.
Die Vielfalt der Werkteile im Metallbau ist sehr gross, wenn nicht gar gigantisch.
Jedes Werkteil ist in der Regel eine Massanfertigung. Bei jedem Werkteil werden Kundenwünsche, bautechnische Anforderungen, geografische Bedingungen, Sicherheitsvorschriften, Brandschutzanforderungen und weitere Rahmenbedingungen berücksichtigt.
Eine einflüglige Eingangstüre mit 1250 mm Breite und 2350 mm Höhe, isolierten Stahlprofilen, doppelter Gummidichtung, Isolierverglasung, Einsteckschloss und CNS-Drücker kann je nach Einbauort unterschiedliche Anforderungen haben. Eine solche Türe im Gebirge auf 3000 Meter Höhe ist anders zu beurteilen als eine optisch gleiche Türe in der Zürcher Innenstadt.
Das zeigt:
Auch wenn zwei Werkteile gleich aussehen, können die technischen Anforderungen und die Ausführung stark voneinander abweichen.
Wenn ein Metallbau- oder Schlossereibetrieb geführt wird, braucht es einen ausreichenden Ausstoss an Offerten. Nicht jede Offerte führt automatisch zu einem Auftrag. Je nach Ausrichtung des Betriebs müssen mehrere Offerten pro Tag gerechnet und abgegeben werden, bis daraus ein Auftrag entsteht. Ausnahmen gibt es bei Betrieben mit einem gut positionierten Nischenprodukt.
Das bedeutet:
Beim Kalkulieren der Werkteile einer Offerte muss effizient gearbeitet werden. Es sollte möglichst wenig Zeit mit unnötigen Artikel- und Fertigungsdetails verloren gehen.
Beispiel: Flachstahlrahmen
Betrachten wir einen Flachstahlrahmen. Das Hauptmaterial kann in der Kalkulation auf verschiedene Arten erfasst werden.
Firma A: Erfassung OHNE Zusatzinformationen für ein automatisiertes Devi
Firma A holt den Flachstahl 40/10 mm aus dem Artikelstamm von kalkFero, gibt bei der Stückzahl eine 1 ein und rechnet in der Meterspalte das Material gemäss Zeichnung zusammen. Dabei muss nicht jeder Millimeter einzeln erfasst werden.
Die Arbeit wird in der Kalkulation einmal ausgeführt.
Die von Hand geschriebene Leistungsbeschreibung könnte zum Beispiel so lauten:
Pos. 1 Flachstahl-Polygonrahmen
Geschweisste Konstruktion aus Stahl. Vierseitig umlaufender Rahmen gemäss Zeichnung. Rahmen aus Flachstahl 40/10 mm, an den Ecken sauber verschweisst und verputzt. Mit 4 Stk. Bohrungen Ø 10 mm für die Befestigung mit CNS-Ankern an der Betonwand der Garage.
Oberflächenbehandlung:
• Alle Stahlteile feuerverzinkt.
• Inkl. Lieferung und Montage.
Ausmass: 1000 x 776 x 600 mm
(Unten 75,1° / oben 104,9°)
Menge: 1 Stk.
Preis: Fr. 485.00
Diese Leistungsbeschreibung umfasst rund 67 Wörter.
Mit dieser Arbeitsweise bleibt die Kalkulation übersichtlich. Die Leistungsbeschreibung ist verständlich, vollständig und für den Empfänger gut nachvollziehbar.
Firma B: Erfassung MIT Zusatzinformationen für ein automatisiertes Devi
Firma B holt den Flachstahl 40/10 mm dreimal aus dem Artikelstamm. Bei jeder Position müssen für die Automation: Stückzahl, Länge und zusätzliche Informationen erfasst werden.
Die Arbeit wird in der Kalkulation dreimal ausgeführt. Jede einzelne Position muss zusätzlich definiert werden.
Beispiel:
Pos. 1 Rahmen oben:
Flachstahl 40/10 mm, beidseitig in Gehrung geschnitten, 52,5° liegend. Mit 2 Stk. Bohrungen Ø 10 mm. Gehrung für sauberes Schweissen und Verputzen der anschliessenden Positionen vorbereitet. Oberfläche feuerverzinkt.
Pos. 2 Rahmen links und rechts:
Flachstahl 40/10 mm, beidseitig in Gehrung geschnitten, 1 x 52,5° und 1 x 37,5° liegend. Ohne Bohrungen. Gehrung für sauberes Schweissen und Verputzen der anschliessenden Positionen vorbereitet. Oberfläche feuerverzinkt.
Pos. 3 Rahmen unten:
Flachstahl 40/10 mm, beidseitig in Gehrung geschnitten, 37,5° liegend. Mit 2 Stk. Bohrungen Ø 10 mm. Gehrung für sauberes Schweissen und Verputzen der anschliessenden Positionen vorbereitet. Oberfläche feuerverzinkt.
Diese Definition umfasst rund 99 Wörter.
Mit dieser Arbeitsweise entsteht bereits in der Kalkulation ein deutlich höherer Erfassungsaufwand. Zusätzlich muss der automatisch erzeugte Text anschliessend Satz für Satz geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
Heutzutage kann eine KI schon sehr gut Texte verfassen. Bei technischen Beschreibungen ist jedoch häufig der Sinn der Konstruktion nicht korrekt wiedergegeben und muss angepasst werden.
Dadurch wird am Ende mehr Zeit benötigt, als wenn die Leistungsbeschreibung direkt und gezielt formuliert wird.
Fazit zur automatischen Devi-Schreibfunktion
Damit ein Devi automatisch aus einer fertig berechneten Kalkulation erstellt werden kann, benötigt das Programm sehr viele Hintergrundinformationen.
Jedes Hauptmaterial, Hilfsmaterial, jede Oberflächenbehandlung, jeder Beschlag, jedes Glas, jeder Transport, jeder Kraneinsatz, jedes Gerüst, jede Fremdleistung und jeder Arbeitsschritt müsste eindeutig definiert werden.
Ebenso müsste das Programm wissen:
Was ist der einzelne Artikel?
Welche Funktion hat dieser Artikel?
Wo wird er eingebaut?
Wie wird er verarbeitet?
Welche Oberflächenbehandlung ist vorgesehen?
Wie wird er montiert?
Welche Anforderungen gelten für Fertigung, Montage und Planung?
Bei einem einfachen Flacheisen müsste zum Beispiel klar sein, ob es sich um eine Traverse, eine Stakete, einen Pfosten, eine Befestigungsplatte, eine Kopf- oder Fussplatte, eine Rippe, eine Strebe, eine Zugstange, eine Unterlegplatte oder wie in unserem Beispiel, um ein Rahmenelement handelt. Dabei geht es hier nur um ein Flacheiseneintrag in einer ganzheitlichen Kalkulation!
Diese zusätzlichen Angaben müssen zuerst erfasst werden, bevor eine Automatik daraus einen brauchbaren Text erstellen kann.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
Welche Firma arbeitet am Ende schneller, kann mehr Offerten erstellen und daraus mehr Aufträge generieren?
Im gezeigten Beispiel ist Firma A effizienter.
Der Grund ist nachvollziehbar:
Allein die Definition der drei Flachstahl-Positionen bei Firma B umfasst mehr Text und mehr Aufwand als die fertige Leistungsbeschreibung von Firma A. Die Kalkulation von Firma B dauert dadurch länger. Der Nutzen einer automatischen Devi-Schreibfunktion wird dadurch stark relativiert. Der Nutzen ist gleich null, und Sie haben in jedem Fall einen Mehraufwand.
Aus diesem Grund ist ein vollständig automatisiertes Devi, das allein aus der Kalkulation entsteht, nicht sinnvoll.
Warum können ausgegebene Kalkulationsdetails zu Diskussionen oder gar Streit führen?
Die ursprüngliche Frage lautet:
Kann nach der Kalkulation einer Offerte ein Knopf gedrückt werden, der automatisch ein komplettes Devi schreibt, in dem alle Positionen mit Material, Stunden und Sondereinzelkosten aufgelistet sind?
Hier ist eine klare Unterscheidung wichtig.
Eine Kalkulation enthält interne und sensible Unternehmensdaten. Diese Daten sind für den internen Gebrauch bestimmt. Dazu gehören zum Beispiel Materialpreise, Stundenansätze, Fertigungszeiten, Montagezeiten, Risikozuschläge, Gemeinkosten, Margen und weitere betriebswirtschaftliche Angaben.
Solche Informationen dürfen nicht ungeprüft an Kunden, Architekten, Generalunternehmer oder andere externe Stellen weitergegeben werden. Andernfalls werden Sie zum Spielball aller und haben keinen technischen Spielraum mehr, um Ihren Auftrag gewinnbringend zu erledigen.
Wenn interne Kalkulationsdetails offengelegt werden, kann dies auch zu unnötigen Diskussionen führen.
Hier ein Beispiel:
Wenn auf ein Sicherheitsglas ein Risikozuschlag von 15 % gerechnet wurde, ein Mitbewerber jedoch nur den reinen Glaspreis ausweist, kann dies zu Rückfragen oder Vergleichen führen. Daraus können Diskussionen über einzelne Kalkulationsansätze entstehen, obwohl der Unternehmer letztlich für das Gesamtangebot verantwortlich ist.
Eine Offerte soll dem Kunden eine klare Leistung mit einem klaren Preis zeigen. Die interne Kalkulation dient dem Unternehmen dazu, diesen Preis fachlich und wirtschaftlich korrekt zu ermitteln.
Es ist deshalb aus unternehmerischer Sicht nicht sinnvoll, dem Kunden sämtliche Kalkulationsdetails offenzulegen. Dazu gehören insbesondere Angaben darüber, wo welcher Gewinnanteil enthalten ist, welche Risikozuschläge berücksichtigt wurden oder wie viele Stunden für einzelne Arbeitsschritte kalkuliert sind.
Diese Informationen gehören zum Betriebswissen eines Unternehmens und gehen deshalb niemand anderen etwas an.
Ein Unternehmer ist für seinen Betrieb, seine Mitarbeitenden, seine Kostenstruktur sowie seine Preise verantwortlich. Er muss seine Preise nachvollziehbar gestalten und an die Möglichkeiten und Raffinessen seines Betriebs anpassen können. Er ist jedoch nicht dazu verpflichtet, seine interne Kalkulation vollständig offenzulegen.
Der Markt entscheidet am Ende, ob ein Angebot angenommen wird. Die interne Kalkulation bleibt jedoch ein betriebsinternes Werkzeug.
Zusammenfassung
Eine automatische Devi-Schreibfunktion direkt aus der Kalkulation klingt auf den ersten Blick effizient. In der Praxis benötigt eine solche Funktion jedoch sehr viele zusätzliche Informationen. Diese Informationen müssten während der Kalkulation erfasst, definiert und anschliessend geprüft werden.
Dadurch kann kein Zeitgewinn entstehen. Im Gegenteil: Die Kalkulation ist dadurch komplexer und langsamer.
Unsere Empfehlung:
Für einen Metallbau- und Schlossereibetrieb ist es effizienter, die Kalkulation schlank zu halten und anschließend eine klare, fachlich korrekte und kundenverständliche Leistungsbeschreibung manuell zu formulieren.
• Die Kalkulation bleibt immer intern!
• Das Devi beschreibt die angebotene Leistung und wird dem Kunden ohne Kalkulationsdetails ausgehändigt.
• Punkt 1 und 2 hat eine andere Aufgabe und sollte deshalb sauber getrennt werden.
Hier noch das Wort zum Schluss
Eine Person, die nicht aus dem Metallbau kommt oder in diesem Handwerk nicht von Grund auf ausgebildet wurde, kann die gesamte Vielfalt und fachliche Tiefe dieser Thematik möglicherweise nicht in allen Details einschätzen. Auf den ersten Blick kann der Eindruck entstehen, dass sich dafür eine einfache und allgemein gültige Lösung erstellen lässt.
Bei der praktischen Umsetzung der Programmierarbeit wird jedoch schnell deutlich, dass die Metallbau- und Schlossereibetriebe viele unterschiedliche Bereiche, Werkteile, Ausführungen, Anschlussdetails und Sonderlösungen umfassen. Dadurch wird es schwierig und gänzlich unmöglich, eine solche Funktion so zu gestalten, dass diese in allen Fällen zuverlässig, praxisgerecht und fachlich korrekt arbeitet und immer in jedem Fall einen korrekten Wortlaut der technischen Beschreibung findet.
Deshalb gilt auch hier: Eine solche Funktion ist in dieser Form weder sinnvoll noch machbar.
Nach den oben aufgeführten Gründen und Beispielen verweisen wir Sie gerne noch einmal auf unser Kalkulationsbuch „Kalkulation für den Metallbau“, insbesondere auf die Lektionen 20 und 21, in denen Sie tolle Tipps und Tricks für die Beschreibung von Werkteilen finden werden.
Nach dem Durcharbeiten dieser beiden Lektionen werden Sie garantiert in der Lage sein, Leistungsbeschreibungen schnell, effizient und kundenorientiert zu verfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie auf dieser Internetseite im Register Lernbuch.
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